L’assistante de direction est la collaboratrice directe du directeur de l’offre de soins. Elle est chargée d’assister le directeur dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction et permet donc de faciliter le travail de son supérieur hiérarchique et des agents de la direction de l’offre de soins. Elle intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de son responsable. Il s’occupe de l’assistanat, de traiter le courrier, filtrer les appels téléphoniques, frappe de courrier, classement, etc., afin de ne présenter à sa direction que les informations essentielles.

1. SECRETARIAT DE LA DIRECTION DE L’OFFRE DE SOIN

• Gestion des parapheurs 
• Réception des appels téléphoniques destinés à la direction de l’offre de soins et ses affiliés (le standard général ne fait pas partie de cette mission)
• Gestion des certificats de décès,
• Gestion des dossier Patients à Haut Risque Vital (PHRV)
• Gestion des récépissés tatoueurs, 
• Envoi de courrier accusant réception (réclamation, courrier,..)
• Mise en place et actualisation d’un annuaire électronique des contacts externes ; recherche des contacts externes selon les besoins de la direction
• Suivi de l’organisation des missions hors Cayenne (billetterie, réservation hôtelière)
• Préparation des réunions à l’initiative de la direction de l’offre de soins : invitations, édition des documents de travail individuels, mise en place des étiquettes nominatives, préparation technique du mobilier des salles lorsque les réunions ont lieu à l’ARS,
• Suivi et actualisation du tableau des chantiers de l’offre de soins.

2. GESTION INTERNE DU COURRIER

• Gestion journalière du courrier et des parapheurs,
• Envois multiples.

3. MUTUALISATION DES SECRETARIATS

• Proposition et mise en œuvre d’une procédure commune de référence des courriers sortants,
• Mise en place d’un archivage électronique commun à tous les services de tous les courriers sortants (« chronos »),
• Mise en place d’un archivage électronique commun à tous les services et des arrêtés et décisions émis par le directeur général de l’Agence,
• Publication au RAA des arrêtés et décisions. 

4. RELATIONS EXTERIEURES ET INTERIEURES

• Animation d’espaces collaboratifs et préparation de réunion,
• Soutien aux organisations de réunions internes, externes dont évènements :
  • Invitation des participants
  • Réalisation feuille d’émargement
  • Préparations des chevalets
  • Contribution et diffusion des comptes rendus
• Préparation de dossiers participants – réunions internes ou externes.

5.     APPUI A LA GESTION DES CRISES

• Renfort du secrétariat de direction générale lors de situations de crise, y compris en dehors des horaires habituels.

6.     Gestion des réclamations

• Réception des réclamations,
• Adressage aux personnes concernées,
• Rédaction des accusés de réception,
• Suivi du traitement.

6.     AUTRES MISSIONS

• Le travail de l'assistant ne se limite pas aux missions décrites ; d'autres tâches pourront lui être confiées selon les besoins de la direction.

Connaissance

• Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif : organisation et fonctionnement de l’ARS et de ses partenaires

• Organisation, fonctionnement et missions de la direction dans le champ concerné

• Techniques et méthodes de la communication écrite et orale

• Techniques de recherche et ressources documentaires

• S’organiser

• Rédiger des comptes rendus

• Sens des responsabilités 

Savoir-faire

• Applications informatiques bureautiques et leurs fonctionnalités

• Apporter une assistance administrative

• Discerner les enjeux

• Recueillir et traiter de l’information

• Planifier les activités et les échéances

• Applications informatiques spécifiques et leurs fonctionnalités

• Capacité à prendre des notes en réunion 

Savoir-être

• Sens du service public

• Rigueur, autonomie

• Gestion des priorités et autonomie d’organisation

• Etre réactif et avoir l’esprit d’initiative

• Polyvalence dans les missions

• Facultés d’adaptation au travail en équipe, aux cadres de travail et aux rythmes de travail

• Sens de l’écoute et du dialogue

• Diplomatie /médiation

• Discrétion professionnelle