Activités principales :  Être en mesure d’assurer les fonctions de secrétariat de direction de la délégation ainsi que la gestion administrative (préparation, instruction, restitution) de missions partagées et transversales entre les différents pôles de la délégation

·       Assurer la continuité des missions du secrétariat de direction :
·       Assurer l’accueil physique, téléphonique (fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, et orienter les demandes)
·       Gestion de la planification des agendas, des déplacements et de l'organisation des réunions (gestion des rendez-vous et des réunions) du directeur départemental et de son adjoint
·       Garantir les conditions techniques et logistiques des réunions impliquant la direction de la délégation (prestations d’accueil, réservation salles, disposition salles, fonctionnement audio/visio)
·       Gestion des correspondances « mail » (gestion de la boite fonctionnelle de la direction départementale) et « papier » : assurer notamment la continuité du point d’entrée des courriers, de la dématérialisation, de la distribution et de l’envoi des correspondances (en lien avec la référente point d’entrée de la délégation)
·       Gestion des dossiers de la direction (préparation, prises de notes, comptes rendus de réunions, classement et archivage…) dont les affaires réservées
·       Coordination du secrétariat de la délégation départementale et le secrétariat de la direction générale : suivi des ISDG (interventions sensibles de la direction générale), dossiers réservés..
·       Coordination du secrétariat de la délégation départementale et le cabinet du Préfet
·       Organisation de rencontres pluripartenariales (gestion agendas, invitation, logistique, déplacement, protocole…)
·       Gestion de la circulation de l'information interne : diffusion (communication, parapheurs, courriers…); sollicitation et centralisation des contributions (préparations des CODIR, CODEL, bulletins d’astreinte, manifestations, temps d’échanges internes…)
·       Gestion du courrier postal à l’arrivée, au départ et dans Acropolis
·       Référente utilisateurs pour l’usage d’Acropolis
·       Appui à la gestion des publications au RAA

·       Gestion d’activités partagées et transversales entre les pôles :
·       Gestion du répertoire des contacts de la délégation
·       Gestion et suivi du CTS conseil territorial de santé (Bal mails, réunions, prestataire…)
·       Gestion de la liste des patients à hauts risque vital en lien avec le médecin de la délégation
·       Point d’entrée des signaux (plaintes, réclamations, évènements indésirables) parvenant à la délégation départementale (autonomie, offre de santé territorialisée) : orientation des signaux en interne, suivi du traitement
·       Appui à la gestion logistique : certificats de décès, appui aux organisations des réunions en lien avec les pôles
·       Assure la continuité de dossiers urgents

Connaissances :

Gestion et sécurisation de l’organisation quotidienne du travail
Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courrier et comptes rendus
Environnement administratif, institutionnel et politique
Bureautique et outils collaboratifs
Maîtrise des applicatifs spécifiques (ACROWEB, ect)
 
 
Savoir-Faire :

Organisation
Méthodologie
Polyvalence
Capacités rédactionnelles
Maitrise de l’outil informatique (logiciels Word – Excel – Powerpoint…)
 
 
Savoir-Être :

Sens du service public
Autonomie
Rigueur
Discrétion et respect de la confidentialité
Rigueur méthodologique et sens de l'organisation
Réactivité
Sens de l'écoute et du dialogue
 
 

Informations sur le poste :

Catégorie : B

Corps : SA

Niveau : 4A à 4B

Cotation RIFSEEP : Groupe 2