Au sein de la Délégation Territoriale de la Marne (DT51) et de la Direction de l’Autonomie (DA), vos missions seront les suivantes :
 

Placé sous l’autorité des directrices de la DT51 et de la DA, et en en binôme avec une seconde assistante de direction, vous assurez l’organisation quotidienne des activités de ces directions. Pour ce faire, vous : 

• Assurez l’accueil physique et téléphonique, et orientez les usagers et les appels
• Assurez l’organisation des agendas, des directrices et adjoints, et contribuez à leur opérationnalité (hiérarchisation et aspects logistiques associés à l’agenda) ; Vous gérez et sécurisez la mise en œuvre des plannings
• Organisez des réunions, dont les sujets logistiques (réservations de salles, voitures, billets de train…)
• Gérez les boîtes mails fonctionnelles des directions (tri, réponses, archivage)
• Gérez le courrier entrant/sortant (répartition vers les services compétents via l’outil MAARCH et gestion des mises à la signature dans l’outil i-parapheur)
• Constituez des fonds de dossiers de réunions et les tenez à disposition des directrices et adjoints
• Classez et archivez les documents

Missions secondaires :

Vous appuyez ponctuellement et en tant que de besoin les départements et les services de la DA et la DT51.

Spécifiquement pour la DT51, vous gérez :

• Les certificats médicaux de décès du département de la Marne
• L’expérimentation des infirmiers habilités à la délivrance de certificats de décès
• Les frais de déplacements de la Direction de la DT
• L’organisation des réunions du Conseil Territorial de Santé (CTS) de la Marne

Vous savez :

• Utiliser les outils bureautiques : Word (courrier, publipostage, fusion), Excel (constitution de tableaux, tris et formules simples), Outlook et PowerPoint
• Organiser et hiérarchiser votre activité
• Prendre des notes et synthétiser
• Travailler en équipe
• Rendre compte

Vous connaissez :

• L’organisation, le fonctionnement et les missions des services de l’ARS
• Les techniques administratives
• Les techniques de classement et d’archivage

Vous êtes :

• Doté de bonnes qualités rédactionnelle et relationnelle
• Réactif et force d’initiative
• Doté du sens de la discrétion professionnelle

Modalités de recrutement

• Fonctionnaires : Secrétaire administratif
• Assurance Maladie : Niveau 4B
• Contractuel de droit public : Catégorie B

Spécificité du poste

• Poste basé à Châlons-en-Champagne
• Continuité de service organisé entre les assistants de direction
• Indemnité de sujétion
• Référence interne : TACC000005

Poste à pourvoir au 01/10/2025