Informations générales
Date limite de candidature
30/09/2024
Description du poste
Métier
Accueil - Assistante / assistant de direction
Intitulé du poste
Assistante / assistant de direction H/F
Nature de l'emploi
TITULAIRE FONCTION PUBLIQUE / UCANSS
Statut du poste
Vacant
Versant
FPE
Description de la mission
L’Agence régionale de santé Paca est un établissement public administratif qui définit et anime la politique régionale de santé, dans le cadre de la stratégie nationale. Elle se compose d’un siège basé à Marseille et des six délégations départementales. L’action de l’Agence couvre les domaines des soins et services de santé, de la veille et de la sécurité sanitaire, de la santé publique et environnementale ainsi que des prises en charge médico-sociales pour les personnes âgées et handicapées.
Le pôle des assistantes de la direction générale est piloté par la Cheffe de cabinet.
Le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint, en s’appuyant sur les directions et délégations, pilotent la politique régionale, en collaboration avec les partenaires de l’Agence.
Le Secrétariat Général pilote les fonctions d’appui de l’ARS, ressources humaines, budget et contrôle de gestion et moyens généraux.
L’assistant/e de direction déploie son activité dans une organisation en un pôle constitué de 3 assistantes qui couvrent les fonctions suivantes :
- assistance du DG ;
- assistance du DGA ;
- assistance de la Secrétaire Générale ;
- assistance du cabinet.
L’assistante de direction a un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’agence, sous la responsabilité fonctionnelle de la Cheffe de cabinet. Il/elle est garant(e) de la qualité des relations avec les directions et partenaires et veille notamment à la transmission des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions, rendez-vous et contacts.
En relation étroite avec la Cheffe de cabinet :
- Assurer du secrétariat classique (agendas, réunions, logistique, comptes rendus, suivi de décisions, classement).
- Traiter les courriers « arrivés/départs » - logiciel ELISE.
- Tenir à jour un tableau des courriers signalés et organiser son suivi.
- Réceptionner et diriger les appels téléphoniques destinés à la direction générale.
- Assurer la gestion et le suivi de la gouvernance interne de l’Agence : établir le calendrier et les ordres du jour en relation avec les directions et délégations, actualiser très régulièrement le tableau de suivi des sujets à aborder dans ce cadre, diffuser les documents de support et les comptes rendus.
- Assurer le secrétariat de certaines instances : suivi des ordres du jour, convocations, préparation des dossiers, réservation de salle. Suivre les décisions et demandes qui y sont faites.
- Etre référent en binôme de la gestion des déclarations publiques d’intérêt (DPI) pour les membres du conseil de surveillance et du secrétariat général.
Activités annexes :
- Suivi et traitement les archives de la Direction Générale ;
- Gestion des commandes de fournitures de la Direction Générale.
Profil
Connaissances
Techniques administratives
Outils bureautiques et informatiques
Capacités rédactionnelles
Environnement institutionnel et administratif : organisation et missions des services de l’Etat en région et des établissements de santé
Savoir-faire
Construire et faire vivre un tableau de bord
Recueillir et traiter de l’information
Accompagner et conseiller
Organiser des réunions
Rédiger des comptes rendus
Savoir-être nécessaire
Faire preuve de rigueur
Travailler en équipe
Etre réactif
Faire preuve de discrétion professionnelle
Avoir le sens de l’écoute et du dialogue
Faire preuve d’initiative
Catégorie
B
Temps plein
Oui
Localisation du poste
Localisation du poste
Europe, France, Provence-Alpes-Côte d'Azur, Bouches du Rhône (13)
Lieu
Marseille
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
BAC (Niveau IV)
Niveau d'expérience min. requis
3 ans ou plus
Documents à transmettre
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Niveau
Niveau 5
Description du poste (Suite)
Groupe d'appartenance RIFSEEP (1 à 4)
2
Poste ouvert aux contractuels ?
Oui
Informations complémentaires
Informations complémentaires
Les candidatures sont à remplir sur :
https://ars-provence-alpes-cote-dazur-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036
Le dossier de candidature devra comprendre les éléments suivants :
Pour les fonctionnaires :
- Lettre de motivation
- CV
- dernier entretien d'évaluation
- dernière situation administrative
Pour les contractuels :
- Lettre de motivation
- CV
- dernier entretien d'évaluation
- le(s) contrat(s) de travail accompagné(s) des attestations
-
Les informations vous concernant seront informatisées. Elles seront, bien évidemment, traitées de façon confidentielle. Conformément au Règlement Général de Protection des Données, nous vous informons que vous disposerez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des informations vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit auprès du délégué à la protection des données : ars-paca-dpo@ars.sante.fr
Télétravail possible
Non
Management
Non
Demandeur
Date de prise de poste souhaitée
04/11/2024