Les assistants du pôle de proximité du Nord assurent en équipe les missions suivantes :

- Assurer l’accueil téléphonique et physique.

- Assurer la gestion des courriers (arrivée, départ, à la signature, logiciel GARGANTUA).

- Impression des courriers pour envoi.

- Organisation de réunions sur place, téléphoniques, visioconférence ainsi qu’à l’extérieur.

- Classement, scan et archivages (documents et dossiers électroniques).

- Suivi des affaires signalées, des signalements et des réclamations.

- Suivi des absences et des congés, logiciel Horoquartz.

- Gestion des fournitures de bureau.

- Organisation des entretiens annuels d’évaluation des Directeurs d’établissement sanitaire, social et médico-social effectués par le pôle.

- Organisation des entretiens annuels d’évaluation des agents du pôle de proximité.

L’assistant du pôle de proximité du Nord assure en complément les missions suivantes :

- Liaison avec les différents services internes de l’ARS et les correspondants externes du pôle de proximité.

- Gestion des agendas et des déplacements des responsables du pole.

- Suivi des dossiers thématiques.

- Préparation des dossiers : CODIR, réunion de service,

- Suivi des dossiers relatifs aux sollicitations, demande d’arbitrage, attente d’éléments complémentaires.

Les missions sont susceptibles d’évolution selon les nécessités de service.

Les assistants du pôle de proximité du Nord sont rattachés hiérarchiquement à la  responsable adjointe du pôle de proximité.

Assistante de service, de Direction

Partenaires internes :

- Au sein de la DOMS avec le secrétariat de Direction, les autres pôles de proximité territoriaux et les sous directions « planification », « programmation-autorisation », « affaires financières » ;

- Au sein de l’ARS, avec les autres directions et services.

Partenaires externes :

- Gestionnaires et opérateurs médico-sociaux du secteur ;

- Conseils départementaux ;

- Inspections académique ;

- Maisons Départementale des Personnes Handicapées.

- Municipalités.

Spécificités liées au poste :

- existence possible de périodes d’activités intenses nécessitant des disponibilités.

Poste soumis à la Déclaration Publique d’Intérêt : NON