Placé(e) auprès de la Directrice générale et de ses adjoints, l’assistant(e) de la direction générale a pour missions principales :

• La gestion des flux entrants et sortants : Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, archivage de documents ;
• La gestion et la sécurisation de l’activité de la direction générale : gestion du planning, des agendas, appui à l’organisation d’événements, interface avec les institutions et les organismes partenaires, préparation des dossiers de la direction générale, gestion et actualisation de base de données de contacts/annuaires, élaboration d’enquêtes en ligne, rédaction de procédures de fonctionnement du collectif « assistanat » de la direction générale, contribution au déploiement d’outils de suivi de l’activité de la direction générale ;
• L’appui logistique : gestion des outils informatiques et de visioconférence, gestion des commandes des fournitures, etc.

L’assistant(e) de la direction générale est sous la responsabilité de la Direction du Cabinet, des Relations Institutionnelles et Transfrontalières, et est intégré(e) à une équipe d’assistantes de la direction générale.

Le collectif d’assistant(e)s de la direction générale a vocation à :

• Assurer le secrétariat de la direction générale qui comprend une directrice générale et deux directeurs généraux adjoints ;
• Assurer une permanence permettant la continuité de l’activité quant à la couverture des jours ouvrés et à l’amplitude horaire ;
• Disposer d’une présence quotidienne sur le site de l’ARS à Nancy ;
• Répartir l’activité de façon équilibrée entre les trois assistant(e)s ;
• Gérer de façon sécurisée et en continu les flux entrants et sortants des sollicitations quelle qu’en soit la modalité ;
• Garantir la réalisation de l’ensemble des activités de la direction générale ;
• Partager les expériences et compétences des agents qui le composent ;
• Mutualiser les outils et procédures.

Vous avez :

•  La volonté de venir en appui de la direction générale d’un organisme public d’État
• L’appétence pour les questions de santé
• La capacité à vous adapter à différents publics et partenaires institutionnels
• De très bonnes capacités organisationnelles
• Et des capacités rédactionnelles

Vous connaissez :

• Le système de santé français
• L’écosystème institutionnel du secteur de la santé
• Les techniques administratives et bureautiques

Vous êtes :

• Autonome
• Discret
• Facilitant
• Disponible
• Dynamique
• Rigoureux et précis
• A l’écoute des partenaires
• Force de proposition

Modalités de recrutement

• Fonctionnaires : secrétaire administrative
• Assurance Maladie : Niveau 5a
• Contractuel de droit public : Catégorie B
• Une expérience significative d’assistante de direction est souhaitée

Spécificités du poste

• Poste basé à Nancy
• Déplacements ponctuels
• Indemnité de sujétion : permanence horaire à assurer en lien avec les autres assistantes
• Référence interne : TACC000005

Poste à pourvoir dès que possible