CONTEXTE : 

L'ARS Occitanie a pour mission d'assurer au niveau régional le pilotage d'ensemble du système de santé. Elle est responsable de la sécurité sanitaire, des actions de prévention menées dans la région, de l’organisation de l’offre de soins en fonction des besoins de la population, y compris dans les structures d’accueil des personnes âgées ou handicapées. Elle garantit une approche cohérente et efficace des politiques de santé menées sur le territoire et favorise une plus grande fluidité du parcours de santé, pour répondre aux besoins des populations.

Au sein de la délégation départementale vous travaillez au secrétariat mutualisé, c’est-à-dire au secrétariat partagé entre les deux pôles de la délégation : le pôle animation de la transformation de l’offre et le pôle animation des politiques territoriales de Santé Publique.

MISSIONS : 

Nous recherchons le futur, la future assistant(e) des pôles animation de la transformation de l’offre et animation des politiques territoriales de Santé Publique. Dynamique et organisé(e), vous travaillerez en étroite collaboration avec l’assistante de direction que vous remplacerez en cas d’absence et avec l’ensemble des assistantes de l’ARS Occitanie.
Au quotidien vous recueilliez et traitez les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif des deux pôles, vos missions sont les suivantes :

ASSISTANAT ET SECRETARIAT :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Organiser et assurer la diffusion, la gestion, le classement, tri et l’archivage documentaire
- Enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant et sortant
- Gérer les emplois du temps : planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements
- Réaliser les écrits en lien avec l’activité : mails, courriers, notes, rapports, diaporamas
- Assurer un suivi des dossiers administratifs : échéances, tableaux de suivi
- Gérer les différentes messageries : secrétariat mutualisé, Direction
- Organiser les réunions : convocations, réservations des salles, gestion de la visioconférence

CORRESPONDANT TERRAIN SUR LA PARTIE INFORMATIQUE ET LOGISTIQUE :
- Suivre les mouvements du personnel au sein de la délégation : arrivées, départs, mouvements internes
- Informer et renseigner les agents de la délégation sur les projets du Pôle Système d’Information Interne (PS2I) : notamment sur les évolutions des applicatifs et des process
- Accompagner les agents sur les interventions du PS2I : équipements, pannes….
- Accompagner le PS2I et faciliter ses interventions qu’elles soient sur site ou à distance : accueil, actions manuelles, déploiements équipements, matériels, évolutions de process
- Suivre la maintenance, et de l’état du parc informatique, du photocopieur et du parc téléphonique
- Gérer les commandes, la réception du matériel (petite fourniture, petit matériel, parc photocopieur),
- Participer à la gestion administrative et notamment l’inventaire physique (stock) et l’archivage 

Diplôme : A partir du niveau BAC

Expérience : demandée en administratif et/ou en assistanat

Vous connaissez/vous savez/vous avez :

Savoir : 

·          Environnement institutionnel et administratif : acteurs clés, fonctionnement interne de l’Agence, missions de l’ARS, services

·          Techniques de communication (écrite et orale)

·          Technique de gestion des stocks et de recherche de ressources documentaires 

·          Maîtrise du Pack Office : Word, Outlook, Excel, Powerpoint

Savoir Faire :

·          Apporter une assistance administrative

·          Orienter et accompagner les interlocuteurs : écoute, dialogue, détection de besoin, réorientation de la demande le cas échéant

·          Suivre les tableaux et les mettre à jour

·          Organiser l’activité : planification des tâches, suivi des échéances, respect des délais

·          Rédiger divers écrits : mails, courriers, notes  

Savoir être : 

·          Relationnel : écoute et accueil, échanges, diplomatie

·          Travail en équipe : avec les assistantes, les responsables et les acteurs en interne

·          Réactivité : dans la gestion des urgences et dossiers

·          Polyvalence et adaptabilité : compte tenu du nombre de dossiers à gérer et de la multitude de tâches à effectuer

·          Confidentialité et discrétion sur le contenu des dossiers et demandes à traiter

POUR CANDIDATER :

Agents Internes (ARS Occitanie) : Connectez-vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) – Rubrique « Offre d’emploi » et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d’origine.
Candidats Externes :
1. Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous :
(https://ars-occitanie-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036&nocsscache=1)
2. Dossier de candidatures obligatoires : CV + Lettre de motivation 

Contact :

Service Recrutement : ars-oc-drh-recrutement@ars.sante.fr

Qualité de Vie à l’ARS :

• Un accompagnement à la prise de fonction : accueil RH, suivi de l’intégration, point avec la CEP
• Horaires variables toutefois le poste nécessite de travailler en horaires décalés pour couvrir l’amplitude horaire du directeur selon le jour
• Tarif préférentiel dans les restaurants conventionnés : entre 2,73 et 3,36 euros par repas
• Forfait mobilité durable (voiture et covoiturage)
• Remboursement transport à 75 %
• Jusqu’à 25 jours de congés et 23 RTT selon profil horaire
• Prestations Comité d’Agence : chèques vacances, panier en fin d’année, réduction sur les activités culturelles, billetterie en ligne