Missions et activités principales du poste :

I.          assure, en lien avec les autres agents de l’équipe, dans le respect des échéances réglementaires :

a. l’instruction et la gestion des demandes de soins psychiatriques sur décision du représentant de l’Etat en veillant à la régularité juridique des procédures : propose des arrêtés à la signature du préfet, rédige les notes d’aide à la décision, assure le suivi des mesures et notamment les notifications et les saisines du JLD ;

b. Enregistrement des décisions d’admission et de levées des mesures de soins psychiatriques sur décision de directeur d’établissement de santé, gestion des dossiers SDDE (préparation CDSP),

c. Donne sur sollicitation de la Préfecture les avis en matière de port d’armes en lien avec les personnes admises en SSC ; utilisation de l’application nationale HOPSYWEB

II.         Participe à l’organisation du secrétariat des commissions départementales des soins psychiatriques en lien avec le référent thématique, participe aux séances et visites d’établissements ;

III.        Participe, à l’aide de l’application SISAC, aux signalements nationaux de patients en fugue ;

IV.       Alimente les statistiques administratives se rapportant aux activités concernées ;

V.        Participe aux réflexions et travaux régionaux du pôle soins psychiatriques sans consentement (en lien avec l’ensemble des agents du pôle et les responsables)

Dans le cadre de l’activité spécifique de SPSC, l’agent administratif assure un relai d’information envers l’astreinte administrative notamment au regard de situation individuelle en cours de gestion.

Dans ce contexte, outre les missions susvisées, les agents en charge de l’activité SPSC doivent participer à :

- accueil téléphonique

- gestion des messageries (service et astreinte)

- gestion des agendas le cas échéant

- travaux dactylographiques variés (courriers, compte rendus…)

- classement et archivage des documents et dossiers

Compétences requises pour le poste : (E : expert, M : maitrise, P : pratique, I : initié)

Il s’agit ici des compétences requises sur le poste et non des compétences acquises de l’agent

Connaissances : 

Environnement institutionnel et administratif (organisation et missions des services de l’État) : P
Droit administratif général : P
Réglementation : organisation et fonctionnement des établissements de santé : P
Législation soins psychiatriques sans consentement : M
Gestion documentaire (classement et archivage) : E
Environnement MS Windows®, outils internet et principes généraux de l’informatique : M
Outils bureautiques et informatiques EXCEL WORD HOPSY : M
Techniques de secrétariat bureautique et de rédaction administrative : M
Technique de communication écrite et orale : M

Savoir-faire :

Travail en équipe : M
Capacité de synthèse : M
Capacité d’analyse : M
Expression écrite : P
Expression orale : M
Techniques spécifiques : M
Rédiger des documents et des actes administratifs : P
Suivi des différentes phases des procédures administratives et d’instruction des dossiers : M
Mettre en œuvre des procédures administratives et juridictionnelles : P
Adapter ses techniques de communication interpersonnelles ou collectives à divers publics : P
Enregistrer, saisir, mettre en forme et classer des documents : E
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage : M
Maîtriser les techniques rédactionnelles administratives : P
Réaliser des comptes rendus et des synthèses : P
Prendre des notes et utiliser les techniques de lecture rapide : P
Utiliser les outils de systèmes d’information (bases de données, applicatifs de gestion…) : P
Capacité de réflexion, d’analyse et de vision prospective : P
Savoir organiser et prioriser ses tâches : M
Évaluer et analyser les risques et opportunités d’un dossier sensible : M
Réaliser un diagnostic et une analyse d’une situation donnée : P
Comprendre et savoir appliquer une réglementation : M

Savoir-être : 

Sens du service public : M
Rigueur : M
Sens des relations humaines / qualités relationnelles : M
Capacité d’adaptation : M
Autonomie : M
Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l’organisation : M
Capacité d’initiative : M
Réactivité : M
Disponibilité : M
Être force de proposition et d’innovation : P
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle : E